第一章 总 则
第一条 为进一步完善禅城区社会保障体系，促进禅城区企业退休人员社会化管理服务工作（以下简称“退管服务工作”）更好更快发展，根据办、市府办《转发〈市劳动和社会保障局关于我市企业退休人员社会化管理实施意见〉的通知》（佛办发【 2015 】 56 号），以及市府办《印发关于进一步加强我市退休人员社会化管理服务工作实施意见通知》（佛府办【 2012 】 17 号）要求，结合我区的实际，特制定本实施办法。
第二条 退管服务工作的目标是以党的精神为指导，围绕构建和-谐社会的总体目标，以不断提高退休人员晚年生活质量和维护社会稳定为重点，建立与我区经济社会发展水平相适应的企业退休人员社会化管理服务体系，使退休人员共享经济和社会发展成果，实现老有所养、老有所医、老有所教、老有所学、老有所为、老有所乐。
第三条 企业退休人员社会化管理服务是指企业职工办理退休手续后，在实现基本养老金社会化发放的基础上，将企业退休人员的日常管理服务工作按照就近、方便的原则，由区、镇（街道）设立的企业退休人员社会化管理服务机构（以下简称“退管服务机构” ) 承接，把退休人员从单位管理服务转为按户籍所在地的社区管理服务。
第四条 区社会化管理服务对象为：凡在本辖区按规定已参加了基本养老保险，达到法定退休年龄，领取退休金的市、区各类企业退休人员（含社会申办退休人员）适用本办法。
实行企业化管理的事业单位和中央、省驻禅城区企业退休人员可参照本办法执行。
第五条 退管服务工作在禅城区委、区政府统一领导下，区人力资源和社会保障部门承担退管服务工作的统筹、组织和协调，对各镇（街道）、社区社会化管理服务工作进行监督、检查和指导，依托镇（街道）和社区组织，以人为本，完善服务，资源共享，共驻共建，实行社会化管理服务与促进社区建设相结合，对企业退休人员实行属地社会化管理服务。
第六条 为加强退管服务工作的领导，区各相关部门应建立企业退休人员社会化管理联席会议制度。召集人为区人力资源和社会保障局（以下简称“区人社局”），区委组织部（区编委办）、区委宣传部（区文体旅游局）、区委社会工作部（区委统-战部、区民政和外事侨务局）、区发展规划和统计局（发改和统计）、区财政局、区公有资产管理办公室、区卫生和人口计划生育局（卫生药品监督）和区社会保险基金管理局等部门为成员单位，区人社局具体负责日常管理工作，各相关职能部门应各司其职，各负其责，密切配合，做好工作。
第七条 企业退休人员社会化管理联席会议定期召开，其主要职能是：指导和督促各镇（街道）开展退管服务工作，通报退管服务工作的进展情况，研究和协调解决工作中出现的问题。
第二章 主要工作内容
第八条 退管服务工作的主要内容：
（一）宣传党和政府有关社会保障工作的方针、政策，设立政策宣传栏。
（二）调查研究、掌握本区退管服务工作动态问题，并提出相应解决办法。
( 三）研究制定全区企业退休人员管理政策，建立相应的管理制度。
（四）配合社会保险经办机构做好养老金按时足额发放工作，保障退休人员的基本生活。
（五）为退休人员提供社会保险政策咨询和业务查询服务，跟踪了解退休人员生活状况，协助社会保险经办机构进行领取养老金资格认证。
（六）做好孤寡、残疾、伤病等退休人员的探访慰问、帮扶服务。帮助死亡退休人员的家属申领丧葬费、抚恤金，并建立退休人员基础台账，及时准确上报各种报表。
（七）集中管理退休人员的人事档案。
（八）组织退休党员开展组织活动，加强退休党员的思想政治工作。
（九）发放社会化管理服务联系卡，建立退休人员的健康档案，有计划地开展健康教育、疾病预防控制和保健工作，协助社区医疗服务机构为退休人员提供方便的医疗、护理和康复服务。
（十）组织退休人员开展文化体育健身活动，指导和帮助他们通过各种形式的社会公益活动发挥余热，开展自我管理和互助服务。
第三章 退休人员基本权利和义务
第九条 退休人员的基本权利：
（一）依法享有社会保障待遇，依时足额领取养老金。
（二）符合投保年限规定的退休人员享受医疗保险待遇，按规定报销医疗费用。
（三）享有参加社区老年教育、体育、文化、娱乐活动的权利。
（四）享有社会为老人提供的社会福利、社会优待服务的权利。
（五）因重病治疗或发生伤残等有特殊困难时，享有帮扶的权利。
（六）有参加社会精神文明、物质文明建设，充分发挥个人专长的权利。
（七）有向各级人社部门及社区居委会反映意见和建议，提出批评的权利。
（八）有为维护自身合法权益，向人社部门或社区居委会申诉的权利。
第十条 退休人员应履行的义务：
（一）自觉遵守国家法律、法规和社会化管理服务的有关规定。如基本权益受到侵害，应及时向人社部门或社区居委会反映，不得聚众滋事。
（二）主动配合镇（街道）人社部门，开展退休人员社会化管理服务工作。
（三）按规定到各镇（街道）人社部门或社区居委会报到；退休后移居市外、境外的人员，需按规定向镇（街道）人社部门提供生存证明。
（四）退休人员辞世后由其家属或代理人及时向镇（街道）人社部门报告。
第四章 组 织 机 构
第十一条 区、镇（街道）人社局分别设立退管服务机构。区人社局建立企业退休人员社会化服务中心（以下简称“退休服务中心”）、各镇（街道）建立退管服务机构、社区居委建立退管服务站，形成完善三级企业退休人员管理服务体系。
区退休服务中心按区编办规定的编制配备专职工作人员，负责组织实施、业务指导、监督检查全区退管服务工作。
镇（街道）退管服务机构按各镇（街道）社会化管理退休人员数量比例，配备相应专职工作人员，负责对辖区内退休人员的各项具体管理服务工作。
社区居委会退管服务站每站配备一名专职工作人员，负责实施各项退管服务工作。
第五章 管 理 服 务
第十二条 各级退管服务机构的工作内容和范围。
（一） 区退休服务中心：
1. 宣传贯彻党和政府有关退管工作的方针和政策。
2. 统筹安排全区退管服务工作，并结合本区实际，制定工作计划。
3. 对镇（街道）退管服务机构进行业务指导，组织检查并监督落实。
4. 对全区退管服务工作情况进行登记和统计。
5. 将新接收的退休人员按户口所在地划分至各镇（街道）退管机构。
6. 指导镇（街道）、社区（村居）建立退管服务数据库和相关台账。
7. 做好退管服务工作信息资料的备份及安全检查工作。
8. 按规定管理和使用好退管活动资金，并审核和监督退管活动资金的落实情况。
9. 建立退休人员档案库，对已纳入社会化管理服务退休人员的人事档案进行接收和管理。
10. 组织全区退休人员开展文化体育健身活动，并指导和帮助镇（街道）开展各种形式的社会公益活动等。
（二）镇（街道）退管服务机构：
1. 协助区社会保险经办机构做好退休人员养老金发放和医疗的后续服务工作。
2. 负责退休人员的档案管理。
3. 建立退休人员党支部，组织开展支部生活，做到退休人员思想政治工作经常化、制度化。
4. 了解和掌握退休职工的思想和生活状况。
5. 慰问孤寡，伤病和有特殊困难的退休人员，开展扶危帮困活动。
6. 为重病治疗或发生伤残等特殊困难的退休人员向上级退管服务机构提出救助申请。
7 、组织退休人员开展各种形式的文化体育活动，丰富退休人员的精神文化生活。
8. 组织退休人员参与社区公益活动，发挥退休人员余热。
9. 及时、准确地做好本镇（街道）退休人员的资料统计工作，并向区退休服务中心报告退休人员生存、死亡等变化情况。
10. 建立和完善社区退休人员自管互助服务网络。
11. 利用社会资源、积极创建条件，建立信息网络管理等设施，建设适合老年人活动的文化体育设施及活动场所。
12. 根据上级部门的要求，做好其他各项工作。
? （三）社区居委退管服务站：
1. 协助镇（街道）退管服务机构做好退休职工社区服务工作，及时反映退休人员的生存信息。
2. 组织退休人员开展文化体育和探访慰问活动。
3. 做好孤寡、残疾、伤病等退休人员的帮扶服务。
4. 按要求定期探访十类人员。
5. 配合镇（街道）建立和完善社区退休人员自管互助服务网络。
第六章 经 费 筹 集
第十三条 企业（单位）移交退休人员社会化管理时，应一次性向属地管理镇（街道）退管服务机构缴纳退管活动经费，缴纳标准为每名退休人员 3000 元。
第十四条 企业移交退休人员社会化管理的退管活动经费由企业自行解决，转制时有提留转制风险金的，可从转制风险金中缴纳；困难企业退休人员的退管活动经费按《印发困难企业退休人员移交禅城区社会化管理方案的通知》（佛府办【 2015 】 23 号）文件执行；社会申办退休人员的退管活动经费由市、区、镇（街道）三级政府共同承担，其中：市政府负担部分在上级补助中解决，区、镇（街道）负担部分按财政税收分成比例纳入区、镇（街道）两级财政预算。
第七章 经费使用、管理和监督
第十五条 企业退休人员的退管活动经费按每年人均 200 元安排。主要用于管理企业退休人员的日常开支、节日慰问、文体活动、保健和宣传费用等活动开支。
第十六条 企业缴纳的退管活动经费，上级补助经费及其他收入（包括利息收入、捐赠收入等）统一纳入镇（街道）财政专户管理，并实行收支两条线管理，专款专用。
第十七条 各镇（街道）退管服务机构的退管活动经费本着量入为出、精打细算、计划管理的原则，认真编制经费年度支出预算，报所属镇（街道）财政部门核定，支出预算一经批准，必须严格执行。编制退管活动资金收支报表和会计报表，每年 7 月 15 日和 1 月 15 日前将年度报表报送区退管服务中心。
第十八条 企业退休人员死亡后，企业为其缴纳的退管活动经费仍有结余的，纳入退管活动专项资金统筹使用，实行专款专用，任何单位和个人不得截留、挤占、挪用，不得擅自扩大开支范围。
第十九条 任何单位和个人不得挪用企业退休人员退管活动经费。违反本规定的，依法追究有关单位负责人和直接责任人的法律责任。
第二十条 区人社部门和区财政部门，定期检查各镇（街道）退管活动经费使用情况，发现问题及时纠正，各级退管服务机构应接受和配合上级和同级财政、审计部门的监督检查。
第二十一条 区和各镇（街道）人社部门设立投诉监督电话，受理退休人员和群众投诉，对退管活动经费的使用情况进行监督。
第八章 移 交 程 序
第二十二条 企业移交退休人员社会化管理，先由企业或其主管单位向区退休服务中心提出申请，填写《企业退休人员移交社区管理服务申请表》 ( 以下简称《申请表》 ), 并做好移交前期的准备工作：
（一）企业应做好退休职工的思想教育工作，保持退休人员的稳定。
（二）企业须与退休人员协商明确移交社会化管理后是否保留或一次性给予的有关待遇，并与每个退休人员签订书面移交协议。
（三）关闭、破产、转制企业欠缴的社会养老保险金、医疗费及其补偿费用等，必须在移交前付清。
（四）无配偶无子女的孤寡、鉴定为 1-4 级伤残、患精神病、丧失生活自理能力等特殊退休人员，移交社会化管理服务标准内容与普通退休人员相同，企业与镇（街道）签订管理服务协议，明确双方责任，统一按企业退休人员社会化管理服务退管活动经费的标准进行管理服务。
（五）企业或主管单位将退休人员资料提交办理社会化管理服务，所提交资料应如实填报，并提供相关资料，隐瞒不报的，一经发现，退回企业或主管单位。
第二十三条 企业移交退休人员以属地管理为原则办理社会化管理服务等相关手续。
（一）按照退休人员所在企业参加社会保险隶属关系，经社会保险基金管理经办机构加具核准意见后，须在每年的 7 月底和 11 月底前，带齐相关资料到区退休服务中心办理移交手续。
（二）按移交退休人员的户籍所在地的镇（街道）进行分类，核准退休人员人数、费用等，认真核实并填报移交退休人员相关资料，按镇（街道）填写《禅城区企业退休人员移交社会化管理服务协议书》，《移交社会化管理退休人员花名册》、《退休人员社会化管理服务基本信息表》，并附企业与退休人员签订的相关移交协议、本人户口簿的首页和本人页复印件及身份证复印件、近照照片两张。
（三）经由区退休服务中心初审后，分发所属镇（街道）退管服务机构，须在两个月内完成对退休人员情况核查。
（四）核实工作完成后，由各镇（街道）退管服务机构通知移交企业或主管单位缴纳退休人员退管活动经费，签订相关协议，明确双方的责任和义务，并反馈有关资料。被核实的退休人员正式进入社区实行社会化管理服务。
第二十四条 企业办理移交退休人员时，其人事档案应按规定整理好，随同转到退管服务机构管理。区级以上各级党委管理的企业退休领导干部人事档案可以暂不移交。
第二十五条 十类人员的管理服务：
十类人员是指无配偶无子女的孤寡、鉴定为 1-4 级伤残、患精神病、住院及重病（丧失生活自理能力）、特困、劳模、建国前工作老工人、高龄、独居、军转干等退休人员。该类人员为重点服务对象，各相关职能部门应齐抓共管，社区、企业共同管理为原则。接收程序按普通退休人员办理，服务内容和标准，按每名退休人员每年人均 200 元退管活动经费的服务内容管理服务（如有新规定或增加退管活动经费标准的，按新规定或新标准执行）。符合帮扶条件的，按照相关帮扶制度规定处理，使退休人员都能享受到社会化管理服务，体现政府人文关怀。
第二十六条 社会申办退休人员的接收。
（一）社会申办退休人员是指参加了基本养老保险，达到了法定退休年龄，符合退休条件，向社会保障行政部门申办，并经批准退休的社会人员。包括原国有集体企业在转制后办理退休的人员（不含原固定工转制人员）、参加市区养老保险的合同制退休人员、其他企业失业人员、灵活就业、个体工商户等退休人员。
（二）社会申办退休人员纳入社会化管理的经费、服务标准和纳入规模等按佛山市《关于进一步加强我市退休人员社会化管理服务工作实施意见的通知》（佛府办 [2012]17 号）和禅城区社会申办退休人员纳入社会化管理服务的相关实施规定执行。
第九章 档 案 管 理
第二十七条 实行社会化管理企业退休人员的人事档案管理（以下简称“退休人员档案”）严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《广东省企业退休人员人事档案管理办理》等有关规定执行。
第二十八条 退休人员档案实行统一集中管理，建立档案基本信息库，并实行区、镇（街道）、社区三级信息化联网。镇（街道）具备条件后，由所属镇（街道）接管。
第二十九条 退休人员档案由专人负责管理，接收档案应办理好验收和交接等手续。做好档案保管的安全、保密、保护等日常工作，严格涂改、圈批、抽取、撤换、加添或未经批准复制、拍摄档案材料，严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊，对档案材料要定期进行检查，发现问题要及时处理、汇报。
第三十条 因工作需要查阅档案退休人员档案的，须凭有效证明，经批准登记后，由工作人员进行查阅，查阅后需复印的资料必须加盖印鉴和公章，证实与原件相符。
第三十一条 档案一般情况不准外借，如有特殊情况必须外借，须提供书面及有效证明，经退管服务机构调查核实，并履行相关登记手续，明确盖印封缄后方可借出，并限期归还。外借档案必须严格遵守保密制度和有关规定，严格涂改、圈批、抽取、撤换、加添档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。触犯法律的，追究其法律责任。
第三十二条 档案库需设立专门库房，配备满足管理的计算机信息化、备份及档案存储等设备，按照档案管理标准采取积极的：防火、防水、防蛀、防潮、防高温、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全措施，保持清洁卫生、适宜的温度和湿度。
第三十三条 档案库的建设费用应纳入本级财政预算解决。
第十章 信 息 管 理
第三十四条 退休人员基本信息是根据企业移交数据信息，经社会保险经办机构确认是否合法办理退休后，由区退休服务中心初审后，移交各镇（街道）退管服务机构接管。
第三十五条 退休人员的基本信息，由各镇（街道）、社区退管服务机构根据企业移交数据的信息，做好核查、修改、录入管理等工作。
第三十六条 各镇（街道）、社区退管服务机构通过社会化管理信息系统对所辖范围内企业退休人员基本信息实施动态管理，退休人员发生搬迁、死亡、基本信息变更等情况的，由社区负责办理转移、申报、变更等相关手续。
第三十七条 区社保经办机构、区退休服务中心以及各镇（街道）、社区退管服务机构在采集、录入和管理过程中，应确保数据的安全性和使用的规范化。
第三十八条 严格做好数据信息的保密工作，未经区退休服务中心批准，不得擅自将企业退休人员基本信息提供给其他单位或个人，严禁任何人利用信息库数据营私舞弊。
第十一章 附 则
第三十九条 本实施办法由禅城区人力资源和社会保障局负责解释。
第四十条 本实施办法自颁布之日起施行。
中办企业退休人员管理服务办法
为贯彻落实深办发〔2004〕17号和深府办〔2015〕72号文精神，加强对社会化管理企业退休人员人事档案的规范管理，根据有关规定，制定本办法。
一、档案的交接
企业在移交退休人员人事档案前，应按有关人事档案的管理要求，将档案材料归类整理、装袋封口，并在封口处填写日期加盖单位骑缝章后再移交。街道劳动保障事务所应按上述规定进行查验，符合要求的予以接收。
二、档案的管理
区档案局负责对辖区社会化管理企业退休人员人事档案管理工作的业务指导；街道劳动保障事务所负责社会化管理企业退休人员人事档案的接收、暂存、转递工作；区一级企业退休人员人事档案管理单位负责档案的保管和提供利用服务。
（一）街道办事处要建立符合有关标准的专门档案室，面积按照每千卷不少于10平方米的标准安排，统一使用档案柜，配备正式工作人员专人管理。工作制度要上墙，加强安全保密工作，防止档案的遗失和泄密。强化档案管理中的"九防"措施，以防事故的发生。
街道劳动保障事务所要按有关规定认真履行人事档案管理的工作职责，街道一级原则上不提供档案的利用服务。接档后不拆封，用全市统一的《深圳市企业移交社会化管理服务退休人员人事档案袋》封存，按要求用黑墨水笔填写封面的内容，在封口处填写接档日期，用街道劳动保障事务所的专用章盖骑缝章，并开具《深圳市企业退休人员社会化管理档案收件回执》。
街道劳动保障事务所按各区规定的期限将退休人员人事档案转递到区一级指定存放的档案保管单位。人事档案一般在街道存放不应超过一个月，如企业一次性移交批量大，应及时转递到区一级存放点保管。
（二）区一级企业退休人员档案管理单位要按照国家《档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的规定，做好企业退休人员人事档案的保存和管理，并做好辖区内街道一级档案接收人员的业务培训指导工作，及企业退休人员人事档案的保管、统计和利用服务工作。
三、档案的转递
社会化管理企业退休人员人事档案的转递，要按机要交通规定来完成，一般由专人专车取送，并做好审查、清点、登记、签收等工作，以备查考。
四、档案的利用
退休人员及亲属不允许查阅、借出其本人的人事档案。单位因工作需要查阅、借用档案的，查阅人或借档人与档案管理人员应对档案材料进行认真清点登记，并双方签字确认后方可查阅、借用。
（一）因工作需要查阅退休人员档案，须凭单位介绍信，经档案管理单位负责人批准后，填写查阅登记表，由管理人员取出档案后在阅档室查阅。
（二）退休人员档案一般不准借出，特殊情况凭单位介绍信和借阅报告，经档案管理单位负责人批准，严格履行有关手续后方可借出，并限期归还。借档人归还档案时，管理人员要当场进行审查核对，如发现问题须立即追查并报告领导，积极采取措施减少损失。
（三）经档案管理单位负责人批准抄录、复制、复印的材料，由管理人员核实无误后，加盖档案证明专用章和"经核实与原件相符"印章。
（四）各区企业退休人员档案管理单位应制定档案查阅、外借管理制度。查阅、外借档案必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分；触犯法律的，追究其法律责任。
五、档案的保密
（一）档案工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》，在公共场所不得随意谈论档案中有关机密事项。
（二）任何人不得擅自携带档案外出或到家中翻阅。
（三）档案工作人员必须严守保密制度，不得和亲友或无关人员泄密档案机密。
（四）未经有关领导批准任何人不得擅自复印或拍照档案。
（五）一旦发现泄露现象或档案被盗、丢失，档案工作人员应立即向上级有关部门进行汇报，并主动提供线索，采取措施及时挽回损失。
附件：
1.企业退休人员档案管理单位工作职责
2.档案库管理工作人员的岗位职责
3.档案保管制度
4.档案保密制度
5.档案的鉴定销毁制度
6.档案库房管理规定
附件1：
企业退休人员档案管理单位工作职责
一、接收、鉴别、整理、保管企业退休人员人事档案。
二、办理人事档案的查阅、借阅和转递手续。
三、为有关部门提供社会化管理的企业退休人员情况。
四、做好人事档案的安全、保密、保护工作。
五、办理其它涉及档案的有关事项。
附件2：
档案库管理工作人员的岗位职责
一、坚持四项基本原则，积极宣传贯彻执行《档案法》。
二、严格执行《档案法》和《保密法》，防止档案的损失，钻研本职业务，把档案的自然损坏率降到最低限度。
三、不定期对档案进行检查，发现问题及时向上级汇报，采取补救措施，确保档案的完整无损。
四、做好档案统计，及时、准确地对收进、转出等情况进行统计，年终进行档案的全面检查统计。
五、严格落实档案管理防盗、防火、防盗、防尘、防霉、防虫、防光、防鼠的"七防"措施，防止一切事故发生。
六、保持库内环境整洁，坚持日擦拭、周扫除、月清洁的卫生制度。
附件3：
档案保管制度
一、档案库内的档案要分门别类，科学系统地排列，摆放整齐，档案编号统一，以便档案流动利用管理。
二、每季对档案进行一次全面检查，认真做好登记，发现问题及时向领导汇报，解决并采取补救措施，确保档案的完整无损。
三、努力学习和改进档案的保护技术，对损坏和字迹退色的档案，及时进行修补和复制。
四、档案装具质量必须符合档案保管要求，不得随意使用伪劣的档案装具。
五、档案人员调动时，认真细致的做好档案移交工作，有完备的移交手续，交接时逐卷校对，发现问题分清责任，逐级上报。
附件4：
档案保密制度
一、档案工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》，在公共场所不能随意谈论档案中有关机密事项。
二、任何人不得擅自携带档案外出或到家中翻阅。
三、档案工作人员必须严守保密制度，不得和亲友或无关人员泄漏档案机密。
四、未经领导批准任何人不得擅自复印或拍照档案。
五、一旦发现泄密现象或档案被盗，损坏，档案工作人员应立即向领导进行汇报，并主动提供线索，采取措施及时挽回损失。
附件5：
档案的鉴定销毁制度
一、定期对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁，未经鉴定和批准一律不准销毁任何档案。
二、鉴定档案必须由档案部门和有关部门组成鉴定小组，共同进行鉴定和提出存毁意见。
三、对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册一式两份，写出书面报告，经档案主管部门批准方可销毁。
四、对批准销毁的档案，除特殊情况外，一般应缓期一年执行，销毁时应指定两人负责监销，防止档案损失和泄密，销毁人要在销毁清册上签名，并注明"已销毁"字样和销毁日期。
五、销毁清册要作为永久案卷保存。
附件6：
档案库房管理规定
一、档案库房必须由专人负责管理，库房及柜架钥匙由专人保管。
二、非本室工作人员未经允许不得进入库房。凡来访人员，须经领导批准，并由本室人员陪同，方可入库。
三、库房管理人员必须做到人离门锁，每天下班前进行一次全面检查；节、假日要将库门贴上封条。
四、库房管理人员必须按规定使用空调机、抽湿机及消防监控、报警器等库房设备、设施，并定期检查，维护设备设施的完好。
五、库房管理人员要做好档案防护工作，按时换放防虫、防霉药剂；声像档案库严禁带入磁性物体。
六、库房内不得吸烟、喝水、存放食物。
七、库房管理人员必须按时做好库内温湿度的测记、统计和调节、控制工作。每季度统计、分析一次。及时调节温、湿度，将温度控制在14－24℃±2℃，相对湿度控制在45－60％±5％。
八、库房内要有档案存放位置示意图，柜架上要有检索标记，调阅档案须使用调卷卡，阅卷完毕后及时归还原处。
九、库区必须保持整洁、安静，不堆放杂物，不大声喧哗。进入库区必须穿上工作服，换上拖鞋。每周打扫一次卫生。